17. Februar 2026

Handelsregistereintrag ohne Funktion: Eine Haftungsfalle?

In der Schweiz werden häufig Personen als Zeichnungsberechtigte schweizerischer Gesellschaften ins Handelsregister eingetragen – lediglich ein Zeichnungsrecht ohne konkrete Funktionsbezeichnung. Diese Praxis ist insbesondere bei Schweizer Gesellschaften verbreitet, welche von Personen im Ausland geführt werden, um das gesetzliche Wohnsitzerfordernis zu erfüllen. Was auf den ersten Blick wie eine blosse Formalität erscheint, kann jedoch Haftungsrisiken mit sich bringen.

Ausgangslage: Wohnsitzerfordernis

Gemäss Art. 718 Abs. 4 OR muss jede Aktiengesellschaft durch mindestens eine Person mit Wohnsitz in der Schweiz vertreten werden können. Das Eidgenössisches Amt für das Handelsregister (EHRA) legt diese Bestimmung extensiv aus und erachtet das Wohnsitzerfordernis als erfüllt, wenn eine Person mit Einzelzeichnungsberechtigung (oder zwei Personen mit Kollektivzeichnungsberechtigung) und Wohnsitz in der Schweiz eingetragen ist. Fehlt eine entsprechende Person, liegt ein Organisationsmangel vor. Für GmbHs gilt Entsprechendes (vgl. Art. 811 OR).

In der Praxis werden daher häufig Personen mit Schweizer Wohnsitz (bspw. eine Treuhänderin) als Zeichnungsberechtigte eingetragen, ohne dass sie formell in die operative Tätigkeit der Gesellschaft eingebunden sind. Dies schliesst jedoch eine tatsächliche Involvierung in die operative Tätigkeit der Gesellschaft oder zumindest deren Anschein nicht aus.

Kein Titel, kein Risiko?

Weder schützt das Fehlen eines Titels automatisch vor Haftung noch führt jede Vertretungsbefugnis zwingend zu einer.

Nach Art. 754 OR haften sowohl formelle als auch faktische Organe einer Gesellschaft. Zu den formellen Organen zählen insbesondere die Mitglieder des Verwaltungsrats. Als faktische Organe gelten demgegenüber Personen, die ohne formelle Organstellung die Willensbildung der Gesellschaft massgeblich beeinflussen oder eigenverantwortlich Geschäftsführungsaufgaben wahrnehmen.

Massgeblich ist dabei nicht die formelle Funktionsbezeichnung, sondern die tatsächliche Einflussnahme auf die Geschäftsführung. Eine Vertretungsbefugnis kann zwar eine starke rechtliche Stellung vermitteln, da sie zur rechtsverbindlichen Vertretung der Gesellschaft nach aussen berechtigt. Eine Haftung setzt jedoch voraus, dass die betreffende Person tatsächlich unternehmerische Entscheidungen prägt, kontrolliert oder anderweitig massgeblich auf die Willensbildung der Gesellschaft einwirkt.

Entsprechend stellen die Gerichte auf die tatsächlichen Verhältnisse ab. Wer zwar über Einzelunterschrift verfügt, jedoch keine strategischen Entscheidungen trifft und ausschliesslich weisungsgebunden handelt, wird in der Regel nicht als haftendes Organ qualifiziert. Umgekehrt kann eine Person auch ohne entsprechenden Handelsregistereintrag oder formelle Funktionsbezeichnung als faktisches Organ gelten, wenn sie faktisch leitende Funktionen ausübt.

Es ist entsprechend wichtig, dass die zeichnungsberechtigte Person sich ihrer Rolle bewusst ist und – um Haftungsrisiken zu vermeiden – eine Beteiligung an strategischen Entscheidungen vermeidet und nur weisungsgebunden handelt.

Praxisfallen: Wo die echten Risiken liegen

Ohne tatsächlichen Einfluss auf die Willensbildung der Gesellschaft besteht grundsätzlich keine Organhaftung – weder im Rahmen der aktienrechtlichen Verantwortlichkeit nach Art. 754 OR noch im Zusammenhang mit Schäden gegenüber der AHV gemäss Art. 52 Abs. 2 AHVG oder bei Verletzungen steuerrechtlicher Pflichten. Voraussetzung der Haftung ist stets eine qualifizierte Mitwirkung an der Leitung oder Überwachung der Gesellschaft.

In der Praxis erweist sich jedoch als problematisch, dass sich Ausgleichskassen, Steuerbehörden und Gläubiger regelmässig zunächst an die im Handelsregister eingetragenen Personen halten. Diese sehen sich in der Folge veranlasst, darzulegen und gegebenenfalls nachzuweisen, dass sie tatsächlich keine Organfunktion ausgeübt haben. Befinden sich die effektiven Entscheidungsträger im Ausland, ist die im Handelsregister eingetragene Person häufig die einzige in der Schweiz greifbare Ansprechpartnerin, was das Risiko erhöht, in ein Haftungsverfahren einbezogen zu werden.

Schutzmechanismen: So werden Risiken minimiert

Wer eine solche Rolle als zeichnungsberechtigte Person übernimmt, sollte die Rahmenbedingungen klar und verbindlich regeln. Ein schriftlicher Mandatsvertrag empfiehlt sich, in dem eindeutig festgehalten wird, dass das Mandat ausschliesslich der Erfüllung des Wohnsitzerfordernisses dient, das Zeichnungsrecht nur auf ausdrückliche Instruktion ausgeübt wird und die Gesellschaft eine umfassende Schadloshaltung übernimmt.

Gleichzeitig ist eine sorgfältige Dokumentation unerlässlich, die belegt, dass keine Organfunktion ausgeübt wird. Ebenso sollte die Entwicklung der Gesellschaft laufend aufmerksam verfolgt werden. Treten vermehrt Betreibungen oder behördliche Anfragen auf, oder bricht der Kontakt zur Gesellschaft ab, sollte eine Löschung der Eintragung im Handelsregister geprüft werden. Diese kann von der zeichnungsberechtigten Person selbst veranlasst werden.

Fazit: Vorsicht ist besser als Nachsicht

Ein Handelsregistereintrag ohne Funktionsbezeichnung ist weder harmlos noch automatisch haftungsbegründend. Entscheidend ist in dieser Hinsicht die tatsächliche Einflussnahme auf die Willensbildung der Gesellschaft.

Wer im Handelsregister eingetragen ist, wird im Ernstfall in der Regel zuerst kontaktiert. Deshalb sollte ein solcher Eintrag stets professionell abgesichert werden – durch klare vertragliche Regelungen, lückenlose Dokumentation und eine gut vorbereitete Exit-Strategie.

 

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:

Sophia Zgraggen, Senior Associate