14. April 2026

Formvorschriften im Arbeitsrecht – Risiken und Lösungsvorschläge aus der Praxis

Im schweizerischen Arbeitsrecht gilt zwar im Allgemeinen der Grundsatz der Formfreiheit, doch sieht das Gesetz für zahlreiche praxisrelevante Konstellationen zwingende Schriftformerfordernisse vor. Die Nichteinhaltung dieser Formvorschriften kann weitreichende Konsequenzen haben – insbesondere die Ungültigkeit einzelner Vertragsklauseln, häufig zum Nachteil des Arbeitgebers. Gleichzeitig stellen sich in der Praxis zunehmend Fragen im Zusammenhang mit der Verwendung elektronischer Signaturen und alternativer Übermittlungsformen.

Der vorliegende Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Formvorschriften im Einzelarbeitsvertrag, die Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur und zeigt praxisorientierte Lösungsansätze auf.

Grundsatz der Formfreiheit und gesetzliche Ausnahmen

Wie bereits erwähnt, gilt im schweizerischen Arbeitsrecht grundsätzlich der Grundsatz der Formfreiheit: Ein Einzelarbeitsvertrag kann mündlich, konkludent oder schriftlich abgeschlossen werden.

Formvorschriften erfüllen dabei eine Warn- und Schutzfunktion, eine Klarstellungsfunktion sowie eine Beweisfunktion. Die Nichteinhaltung von Formvorschriften führt regelmässig zur Ungültigkeit der betreffenden Klausel – in der Praxis häufig zum Nachteil des Arbeitgebers.

Das Gesetz sieht jedoch zahlreiche Ausnahmen vor, bei denen die Schriftform als Gültigkeitsvoraussetzung vorgeschrieben ist. So bedürfen namentlich der Lehrvertrag (Art. 344a OR) sowie der Heuervertrag (Art. 69 SSG) der Schriftform. Ferner sind der Handelsreisendenvertrag (Art. 347a OR) sowie der Leiharbeitsvertrag (Art. 19 AVG) grundsätzlich schriftlich abzuschliessen, sofern von den gesetzlichen Standardbestimmungen abgewichen wird.

Das Gesetz sieht für zahlreiche in der Praxis häufig vereinbarte Klauseln des Einzelarbeitsvertrags sowie für einseitige Erklärungen im Arbeitsverhältnis die Schriftform vor, so insbesondere:

Bestimmung (nicht abschliessend)	Rechtsgrundlage
Änderung / Wegbedingung Überstundenkompensation	Art. 321c Abs. 1 OR
Aufschub der Fälligkeit der Provision	Art. 323 Abs. 2 OR
Gleichwertige Regelung zur Lohnfortzahlung bei Verhinderung des Arbeitnehmers an der Arbeitsleistung	Art. 324 Abs. 4 OR
Pauschalvergütung für Auslagen	Art. 327a Abs. 2 OR
Aufschub Rückgabe einer Kaution	Art. 330 Abs. 2 OR
Erwerb des Arbeitgebers von Gelegenheitserfindungen bzw. Designs	Art. 332 Abs. 2 OR
Wegbedingung oder Abänderung der Probezeit	Art. 335b Abs. 2 OR
Änderung der gesetzlichen Kündigungsfristen	Art. 335c Abs. 2 OR
Höhe und Fälligkeit einer Abgangsentschädigung	Art. 339c OR
Begründung eines Konkurrenzverbot + Vereinbarung Realexekution	Art. 340 OR
Ferner: Einsatz- und Verleihvertrag im Personalverleih	Art. 19, 22 AVG
Informationspflicht des Arbeitgebers über den Vertragsinhalt	Art. 330b OR
Begründung einer Kündigung (ordentlich oder fristlos)	Art. 335 Abs. 2, 337 Abs. 1 OR
Mitteilung des Arbeitgebers bei Massenentlassung	Art. 335f Abs. 3 und 4 OR
Anzeige der Massenentlassung an das kantonale Arbeitsamt	Art. 335g Abs. 1 und 2 OR
Einsprache gegen eine Kündigung	Art. 336b Abs. 1 OR

Gesetzliche Schriftform und qualifizierte elektronische Signatur

Die einfache Schriftlichkeit nach Art. 13–15 OR setzt zwei Elemente voraus: eine schriftliche Erklärung und die eigenhändige Unterschrift des Erklärenden. Gemäss Art. 14 Abs. 2^bis OR ist der eigenhändigen Unterschrift die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur („QES“) nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) gleichgestellt.

Bei der Verwendung elektronischer Signaturen ist die Auswahl des Dienstleisters und des Produktes entscheidend. Nur eine schweizerische QES – ausgestellt durch einen anerkannten Schweizer Zertifizierungsdienst wie Swisscom (Schweiz) AG, QuoVadis Trustlink Schweiz AG oder SwissSign AG – erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.

Die QES der EU wird in der Schweiz derzeit nicht anerkannt, was insbesondere bei internationalen Verhältnissen ein zusätzliches Risiko darstellen kann.

Die Gültigkeit einer elektronischen Signatur kann unter www.validator.admin.ch durch Hochladen des die fragliche Signatur enthaltenden Dokuments geprüft werden.

Alternative Übermittlungsformen

Bei der Übermittlung von Erklärungen per E-Mail, Scan, Fax oder Whatsapp bestehen erhebliche Rechtsunsicherheiten. Bei gesetzlichen Schriftformerfordernissen – etwa bei der Einsprache gegen eine Kündigung (Art. 336b Abs. 1 OR) – akzeptiert die Rechtsprechung im Ergebnis wohl einzig die Übermittlung im physischen Original oder als QES-signiertes Dokument. Bei vertraglich vereinbarten Schriftformerfordernissen können die Parteien hingegen explizite Abweichungen vorsehen und den Einsatz elektronischer Kommunikationsformen ausdrücklich erlauben.

Praxistipps

Arbeitsverträge mit formbedürftigen Klauseln sollten nach wie vor beidseitig handschriftlich oder alternativ mittels QES unterzeichnet werden. Formbedürftige Klauseln gehören direkt in den Arbeitsvertrag und nicht in separate Reglemente (Personalhandbuch, etc.). Wird eine elektronische Signatur eingesetzt, sollte ausschliesslich eine schweizerische QES verwendet werden. Bei vertraglich vereinbarter Schriftform empfiehlt sich eine Modifikationsklausel, welche den Einsatz elektronischer Kommunikationsformen explizit erlaubt.

Im Zweifelsfall bleibt die eigenhändige Unterschrift mit eingeschriebener Postsendung oder persönlicher Übergabe nach wie vor der sicherste Weg, um Formfehler zu vermeiden.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:

Sebastian Wyler, Senior Associate